Geschäftsausstattung für Existenzgründer — die komplette Checkliste

Drei Entscheidungen müssen vor jeder digitalen Einrichtung getroffen sein, weil alles andere daran hängt:

1. Ihre Gründungsform. Einzelunternehmen oder Freiberufler? UG oder GmbH? Diese Entscheidung beeinflusst, welche Rechtstexte Sie brauchen, wie die Rechnungen aussehen müssen und welche Rechtsform im Impressum steht. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater — fast alle Folge-Schritte hängen daran.

2. Ihr Firmenname (und ob er frei ist). Der Name muss (a) rechtlich zulässig sein, (b) markenrechtlich frei, (c) als Domain noch verfügbar. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: DPMA-Marken-Recherche (kostenlos), Handelsregister-Check, und zuletzt Domain-Check bei einem seriösen Registrar.

3. Ihre Kernbotschaft in einem Satz. Wen bedienen Sie, mit welchem Angebot, in welchem Rahmen. „Physiotherapie-Praxis in Frankfurt-Bornheim mit Fokus auf Sportverletzungen" ist ein brauchbarer Satz. „Innovative Gesundheits-Lösungen für den modernen Kunden" ist keiner.

Zeitaufwand Schritt 0: 1–2 Tage, verteilt über 1–2 Wochen.

Was Sie brauchen: Eine eigene Domain (ihrname.de) und professionelle E-Mail-Adressen auf dieser Domain (info@ihrname.de, name@ihrname.de). Gmail-Adressen auf der Visitenkarte wirken wie Hobby-Projekt.

Kostenrahmen: 10–30 € pro Jahr für eine .de-Domain. 3–8 € pro Monat für ein professionelles E-Mail-Postfach bei einem deutschen Provider.

Empfehlung: Domain und E-Mail beim selben deutschen Provider registrieren (mailbox.org, Strato, IONOS Cloud, Hetzner). Gründe: DSGVO-Konformität, ein einziger Ansprechpartner, SPF/DKIM/DMARC werden automatisch korrekt gesetzt.

• Der Registrar muss DNSSEC unterstützen
• Der E-Mail-Provider muss SPF, DKIM und DMARC korrekt konfigurieren
• Vermeiden Sie kostenlose E-Mail-Angebote bei unbekannten Providern

Zeitaufwand: 2–3 Stunden für die Einrichtung.

Was Sie brauchen: Ein Logo (Wortmarke oder Wort-Bild-Marke), eine Farbpalette, eine Typografie-Kombination, ein minimales Style-Mini-Manual als PDF.

Kostenrahmen: Fiverr/99designs 50–500 € (oft Template-basiert), Freelancer 800–2.500 €, Agentur-Paket 2.000–5.000 €, volles Corporate-Design-Projekt 10.000–50.000 € (für Gründer overkill).

Empfehlung: Sweet Spot ist ein Paket mit Logo, Farben, Typografie und Mini-Manual als PDF. Mehr dazu in unserer Leistung Logo & Corporate Identity für Gründer.

Zeitaufwand: 2 Wochen für ein solides Paket.

Was Sie brauchen: Eine Website mit mindestens Startseite, Über uns, Leistungen, Kontakt, Impressum, Datenschutz. Responsive, schnell, rechtssicher.

Kostenrahmen: Baukasten (Jimdo, Wix, IONOS) 10–40 €/Monat (Selbstbau), Freelancer 1.500–4.000 €, Agentur-Paket 2.500–6.000 €, individuelle Website 5.000–15.000 €.

• Cookie-Banner mit Consent-Management (Pflicht seit 2020)
• Impressum, das zur Gründungsform passt
• Datenschutzerklärung, die mit den eingesetzten Tools konsistent ist
• SSL-Zertifikat — heute Standard

Mehr dazu in unserem Ratgeber Was kostet eine Website für Existenzgründer? und unserer Leistung Website für Existenzgründer.

Zeitaufwand: 4–8 Wochen bei einem Dienstleister.

Was Sie brauchen:

• Impressum — nach §5 TMG/DDG und §18 MStV
• Datenschutzerklärung — nach Art. 13 DSGVO
• Cookie-Banner mit granularer Einwilligung
• Widerrufsbelehrung — nur bei Online-Verträgen mit Verbrauchern
• AGB — empfohlen, nicht immer Pflicht

Kostenrahmen: Generator 0–15 €/Monat, Fachanwalt 500–2.500 €, Agentur-Paket im Gründerpaket enthalten.

Bei sensiblen Daten (Gesundheit, Recht, Finanzen, Kinder) direkt Fachanwalt. Mehr im Impressum-Pflicht-Ratgeber.

Zeitaufwand: 2–4 Stunden Generator, 1–2 Wochen Fachanwalt.

Was Sie brauchen: Ein Rechnungs-Tool, das GoBD-konform und DATEV-kompatibel ist.

• sevDesk — solider Marktstandard, 16–30 €/Monat
• lexoffice — ähnlich, 10–30 €/Monat
• Papierkram — günstiger (ab 8 €/Monat)

Pflicht-Merkmale jeder Rechnung: Name + Adresse beider Parteien, Steuernummer oder USt-ID, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Bezeichnung der Leistung, Nettobetrag + Mehrwertsteuer. Ab 2025 zusätzlich die E-Rechnungs-Pflicht im B2B-Bereich.

Zeitaufwand: 1 Nachmittag.

Kostenrahmen: Kostenlos.

• Korrekte Adresse (exakt gleich wie auf Website und Impressum)
• Primär-Kategorie und 2–4 Sekundär-Kategorien
• Öffnungszeiten
• Beschreibung (750 Zeichen) mit Ihren Ziel-Keywords
• Mindestens 10 Fotos
• Verifizierung (meist per Postkarte)

Häufigster Fehler: Falsche Kategorie. Das ist laut Whitespark der #1 negative Ranking-Faktor im Local Pack.

Zeitaufwand: 2–3 Stunden initial, plus Verifizierungs-Wartezeit.

Details im ausführlichen Social Media Setup für Gründer.

• B2B-Gründer: LinkedIn ist Pflicht, XING optional.
• B2C-/Lokal-Gründer: Instagram und/oder Facebook — je nach Zielgruppen-Alter.
• In allen Fällen: konsistentes Branding, vollständig ausgefüllte Profile, 3–5 Eröffnungsposts.

Kostenrahmen: Kostenlos (nur Ihre Zeit, 1–2 Tage).

• Cloud-Speicher (Nextcloud, Google Workspace, Microsoft 365 — DSGVO-konform konfiguriert)
• Kalender (meist im Cloud-Paket enthalten)
• Passwort-Manager (1Password, Bitwarden) für alle Zugänge

Kostenrahmen: Nextcloud 3–10 €/Monat, Google Workspace ~6 €/Monat, Microsoft 365 ~6 €/Monat, 1Password ~8 €/Monat (Bitwarden kostenlos bis 2 Nutzer).

Zeitaufwand: 1 Nachmittag.

• HubSpot Free — kostenlos
• Pipedrive Starter — ~14 €/Monat
• Folk — ~15 €/Monat
• Airtable — flexibel, ab 10 €/Monat

Starten Sie mit HubSpot Free. Wechsel zu Pipedrive/Salesforce ist später einfach.

Zeitaufwand: 2–3 Stunden Initial-Setup.